第三方物流信息系統(tǒng)運行管理的內(nèi)容

(1)曰常工作

1)數(shù)據(jù)的收集。

例如，在庫存管理工作中，對于進貨、出貨的業(yè)務處理，每天的業(yè)務都應該及時、準確地收集起來并錄入計算機。這里的任務包括三項：數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)校驗數(shù)據(jù)錄人。收集工作常常是由分散在各行業(yè)務部門的業(yè)務管理人員進行的。因此，其組織工作往往是比較難以進行的。然而，如果這一工作不做好，整個系統(tǒng)的工作就會建立在“沙灘”上的。系統(tǒng)主管人員應該努力通過各種方法提高這些人員的技術水平和工作責任感，對他們的工作進行評價、指導和幫助，以便提高所收集數(shù)據(jù)的質(zhì)量，為系統(tǒng)有效的工作打下堅實的基礎。

2)數(shù)據(jù)校驗的工作。

在較小的系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)校驗的工作往往是由系統(tǒng)主管人員自己來完成的。在較大的系統(tǒng)中，一般需要設置專職人員來完成這一任務，國外稱其為數(shù)據(jù)控制人員。需要指出的是，對于擔負數(shù)據(jù)校驗工作的人員，對其業(yè)務要求是比較高的。因為，對于信息系統(tǒng)來說，最重要的資源數(shù)據(jù)，一切硬件、軟件及其他資源，都是為了保證數(shù)據(jù)的及時、完整及準確，整個系統(tǒng)的效率或?qū)ν獾男蜗蠖家蕾囉谒４娴臄?shù)據(jù)。無論多先進的硬件設備，無論多么完善的加工功能，如果沒有及時、完整、準確的數(shù)據(jù)，都不能發(fā)揮實際的效益。我們的許多系統(tǒng)，正是在這一點上重視不夠，形成了“進去的是垃圾，出來的還是垃圾”的局面。這種情況不但使系統(tǒng)無法實際使用，而且使用戶對系統(tǒng)喪失信心，給計算機應用的推廣造成了很不好的影響。而保證數(shù)據(jù)的及時、準確和完整，并不只是計算機技術本身的問題，而是與具體業(yè)務緊密聯(lián)系的。在數(shù)據(jù)由手工處理方式轉(zhuǎn)變到計算機處理的過程中，要把好關是不容易的。一方面，校驗者必須對系統(tǒng)所處理的業(yè)務有足夠的了解，許多數(shù)據(jù)的正確或錯誤是不能只從數(shù)據(jù)本身字面上來判斷的，往往需要對數(shù)據(jù)的邏輯含義加以理解，甚至需要相當?shù)膶嵺`經(jīng)驗。對于系統(tǒng)所處理的業(yè)務一無所知是不可能做好校驗工作的。另一方面，從事校驗工作的人，又必須對計算機系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的要求（包括格式、范圍、平衡關系等）有確切的了解。一般地說，對于計算機處理的要求、長處、弱點，要有比較清楚的認識。因此，無論是由系統(tǒng)主管人員自己擔負這一工作，還是由專職人員來校驗，都必須給予足夠的重視。當然，我們可以通過提高數(shù)據(jù)收集人員的業(yè)務水平，來減輕數(shù)據(jù)校驗工作的負擔。然而，單靠這方面工作是不行的。如前所述，數(shù)據(jù)收集人員一般來說是業(yè)務人員，并且在行政上也不屬于信息處理的專職部門。因此，數(shù)據(jù)校驗這種“數(shù)

據(jù)把關”的工作是不可缺少的。

3)錄人工作。

錄人工作的要求是迅速與準確。錄人人員的責任在于把經(jīng)過校驗的數(shù)據(jù)送入計算機，他們應嚴格地把收到的數(shù)據(jù)及時準確地錄人計算機系統(tǒng)，一般來說，錄入的數(shù)據(jù)是記載在某種磁性介質(zhì)上（如磁盤、磁帶)。他們并不對數(shù)據(jù)在邏輯上、具體業(yè)務中的含義進行考慮與承擔責任，這一責任是由校驗人員承擔的，錄人人員只需要保證送人計算機的數(shù)據(jù)與紙面上的數(shù)據(jù)嚴格一致一這是由錄人人員與校驗人員的職責來決定的。因此，不能由錄人人員代替校驗人員。當然，這兩項工作也是截然分開的。某些校驗工作是在錄人之前完成的。例如，某些顯而易見的超出合理范圍的數(shù)據(jù)，應在錄人之前排除，同時需要大量準備好的程序來檢驗錄人工作的質(zhì)量。在許多系統(tǒng)中，為了保證重要數(shù)據(jù)的安全，常常在錄人或更新數(shù)據(jù)時，先把新錄入的數(shù)據(jù)庫放在臨時的工作文件之中，而不讓錄人人員直接接觸重要數(shù)據(jù)文件本身。待檢驗確認無誤后，再由系統(tǒng)管理人員或負責數(shù)據(jù)檢驗的人員運行專門的程序，存人數(shù)據(jù)或進行更新?？傊?，必須由系統(tǒng)管理人員本身或比較熟悉系統(tǒng)的專職人員把關，以確保系統(tǒng)的安全。這方面的工作，局外人并不直接了解，然而，卻是整個系統(tǒng)有效工作的基礎。它看起來很瑣碎、很單調(diào)，然而卻非常重要。

(2)系統(tǒng)運行情況的記錄

在完成上述各項日常管理工作的同時，應該對系統(tǒng)的工作情況進行詳細的記錄。這個問題常常容易被忽略，因此，我們在這里作進一步的強調(diào)和說明。系統(tǒng)的運行情況如何，是對系統(tǒng)管理、評價十分重要且十分寶貴的資料。人們對于信息系統(tǒng)的專門研究，還只是剛剛開始，許多問題都處于探討之中。即使從某一部門某一單位來說，也需要從實踐中摸索和總結經(jīng)驗，把信息處理工作的水平進一步提高。而不少單位卻缺乏系統(tǒng)運行情況的基本數(shù)據(jù)，只停留在一般印象上，無法對系統(tǒng)運行情況進行科學的分析和合理的判斷，難以進一步提高信息系統(tǒng)的工作水平，這是十分可惜的。信息系統(tǒng)的主管人員應該從系統(tǒng)運行的一開始就注意積累系統(tǒng)運行情況的詳細資料。

在信息系統(tǒng)的運行過程中，需要收集和積累的資料包括以下幾個方面：

1)有關工作數(shù)量的信息。

例如，開機的時間，每天、每周、每月提供的報表的數(shù)量，每天、每周、每月錄人的數(shù)據(jù)的數(shù)量，系統(tǒng)中積累的數(shù)據(jù)量，修改程序的數(shù)量，數(shù)據(jù)使用的頻率，滿足用戶臨時要求的數(shù)量，等等。這些數(shù)據(jù)反映了系統(tǒng)的工作負擔及所提供的信息服務的規(guī)模。這是反映計算機應用系統(tǒng)功能的最基本的數(shù)據(jù)。

2)工作的效率。

即系統(tǒng)為了完成所規(guī)定的工作，占用了多少人力、物力及時間。例如，完成一次年度報表的編制，用了多長時間、多少人力。又如，使用者提出一個臨時的查詢要求，系統(tǒng)花費了多長時間才給出使用者所要的數(shù)據(jù)。此外，還有系統(tǒng)在曰常運行中理性操作所花費的人力是多少、消耗性材料的使用情況如何，等等。隨著經(jīng)濟體制的改革，各級領導越來越多地注意經(jīng)營管理。任何新技術的采用，如果不注意經(jīng)濟效益，是不可能得到廣泛應用的。

3)系統(tǒng)所提供的信息服務的質(zhì)量。

信息服務和其他服務一樣，不能只看數(shù)量，不看質(zhì)量。如果一個信息系統(tǒng)生成的報表并不是管理工作所需要的，管理人員使用起來也并不方便，那么這樣的報表生成得再多再快也是沒有意義的。同樣，使用者對于提供的方式是否滿意、所提供信息的精確程度是否符合要求、信息提供得是否及時、臨時提出的信息需求能否得到滿足，等等，也在信息服務的質(zhì)量范圍之內(nèi)。

4)系統(tǒng)的維護修改情況。

系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)、軟件和硬件都有一定的更新、維護和檢修的工作規(guī)程。這些工作都要有詳細的及時的記載，包括維護工作的內(nèi)容、情況、時間、執(zhí)行人員等。這不僅是為了保證系統(tǒng)的安全和正常運行，而且有利于系統(tǒng)的評價及進一步擴充。

5)系統(tǒng)的故障情況。

無論故障大小，都應該及時地記錄以下這些情況：故障的發(fā)生時間、原因分析。這里要注意的是，我們所說的故障不僅是計算機本身的故障，而是整個信息系統(tǒng)的故障。同樣，收集來的原始數(shù)據(jù)有錯，這也不是計算機信息系統(tǒng)故障，然而這些錯誤的類型、數(shù)量等統(tǒng)計數(shù)據(jù)是非常有用的資料，其中包含了許多有益的信息，對于整個系統(tǒng)的擴充與發(fā)展具有重要的意義。